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Période de fêtes: des soirées en perspective !

Nous voici fin septembre et, comme un rituel, l’avalanche des paillettes déferle sur les rayons de tous les commerces. Je ne sais pas vous, mais pour moi cela surgit chaque fois comme une surprise ! La fin d’année s’annonce dans une explosion visuelle et tous ces décors de Noël provoquent immanquablement les premières conversations sur comment bien fêter l’événement.

Qui dit fête, pense forcément « soirée ». Soirée de fin d’année, soirée de réveillon, soirée des vœux en janvier, soirée commémorative…

La période est aux soirées festives, dans l’entreprise comme dans le cercle privé et familial. Le but commun étant de s’y amuser et d’en garder un bon souvenir le plus longtemps possible ! Cependant la soirée entreprise a des spécificités qu’il est important de prendre en compte pour assurer son succès et son parfait déroulement. C’est ce que nous allons voir ensemble maintenant.

Les principaux points à ne pas négliger découlent de la taille du groupe que vous allez rassembler pour votre soirée entreprise.

En effet, chacun sait qu’une soirée organisée pour moins de 20 participants a peu de chance de « prendre », comme on dirait en cuisine. C’est donc la gestion d’un large groupe hors des horaires de travail qui peut s’avérer compliquée.

• Paramètres sécuritaires

Comme nous l’évoquions, la fête c’est aussi le bon souvenir qu’on en garde. Et rien ne doit gâcher ces moments de décontraction !  La sécurité telle qu’il faut la prévoir concerne non seulement le site de la soirée, ses équipements, sa mise aux normes et la formation de son Staff, mais aussi la sensibilisation des invités à des comportements responsables.

Pour ce qui est du lieu d’accueil, plusieurs aspects sont envisageables. La mise en place de vestiaires surveillés assure une quiétude d’esprit pour tout le monde et évite que les participants posent leurs affaires n’importe où, en particulier sur le chemin des serveurs. Faire appel à du personnel facilitateur de parking évite les prises de risque pour les piétons comme pour les chauffeurs aux abords de la salle, mais aussi voit vos horaires respectés grâce à la fluidité du trafic malgré beaucoup de véhicules. La stricte exigence des normes européennes applicables aux lieux accueillant du public garantit des conditions de sécurité incendie et solidité optimum.

Quant à l’encouragement des invités à prévenir les comportements dangereux, nous recommandons très vivement l’implantation d’un stand de la Sécurité Routière animé par des bénévoles. Ce stand de sensibilisation se positionne vers la sortie de la salle. Des éthylotests sont mis à disposition gratuitement et des conversations toujours très conviviales sont engagées avec les invités sur le point de reprendre leur véhicule. Contrairement aux idées reçues, les gens sont toujours extrêmement intéressés et positifs face à ce dispositif, facile à mettre en place et peu coûteux.

• Les valeurs sûres de l’animation de soirée

Rester attentif à toutes les nouveautés, les modes et les innovations est bien sûr une base incontournable lorsqu’on prévoit une soirée. C’est ce petit plus qui plaira à vos invités et qui fera le « buzz ». Attention néanmoins à ne pas se reposer exclusivement sur cet élément dans l’air du temps ! Cela ne suffira pas pour réussir votre soirée entreprise.

Parmi les valeurs sûres, n’hésitez pas à mettre à la disposition des participants une « photobox » interactive ou un coin « photocall » animé par un photographe. En libre accès tout au long de l’événement, c’est un moyen idéal pour détendre les gens, personnaliser les photos aux couleurs de l’entreprise avec ou sans message, et pour que chacun reparte avec un souvenir joyeux de la fête !

Outre des animations musicales de type concert ou performances en direct, la prestation d’un Disc-Jockey reste incontournable pour terminer une soirée en beauté. Le choix du DJ est déterminant lorsqu’il s’agit d’une soirée entreprise. L’adaptation au public Corporate et l’expérience de ce type de soirée est indispensable. Pas de set ego-centré, « pour se faire plaisir », mais une attitude constamment tournée vers le groupe, ses demandes et ses envies. La soirée entreprise n’est pas une soirée étudiante, ni une party en festival, malgré tout le talent de certains artistes mixeurs, il faut admettre que l’humilité sera une valeur clé du succès de votre soirée dansante.

Enfin et non des moindres, les aménagements techniques et de décor – dont fait partie le mobilier – sont les piliers irremplaçables d’une soirée marquante et belle. La lumière habille, c’est bien connu. Il est souvent plus effectif d’installer un vrai jeu lumineux que d’investir dans de la décoration matérielle si les budgets sont limités. L’un n’empêche pas l’autre, mais une soirée mal éclairée perdra tout son éclat, quelque soient les efforts d’habillage de la salle. De même, côté sonorisation, l’exigence de qualité est de mise. Il fut que toutes les animations puissent être perçues et entendues parfaitement par tous vos convives. Même si le lieu n’est pas habituel pour y organiser une soirée festive (hangar, open space ou restaurant d’entreprise par exemple).

• Choisir un thème fédérateur

On est tenté de dire qu’il y a autant de thèmes de soirée que de soirées, et pourtant… Certains thèmes sont incroyablement efficaces et fédérateurs. La soirée Musique Live par exemple apporte une expérience immédiate de la prestation d’artistes musiciens et chanteurs que tout le monde apprécie. Associant le spectacle et l’ambiance musicale, un concert est une vraie valeur ajoutée à une soirée. Des styles très différents peuvent fonctionner, selon l’atmosphère souhaité et le lieu choisi – l’époque de l’année aussi.

Les soirées blanches sont un grand classique en Provence puisqu’elles se sont développées à partir de Saint-Tropez dans les années 80. Ces soirées au « dress code » thématique amène une dimension participative très sympathique. Les invités viennent habillés en fonction du thème, ils échangent à ce propos dès leur arrivée et contribuent à un visuel d’ensemble mémorable.

• Eviter les gaspillages

Pour terminer la liste non exhaustive des problématiques liées à l’organisation de soirées entreprise, il faut souligner la dimension budgétaire et responsable qui est devenue absolument indispensable. Bien gérer une soirée, c’est savoir estimer de façon précise les quantités de consommables, le nombre de Staff dans l’équipe d’organisation, les véhicules pour l’acheminement du matériel et l’inventaire du matériel lui-même. Cela commence par se poser clairement la question du rapport entre le nombre d’invités et le nombre de personnes qui assistera vraisemblablement à l’événement.

Cet aspect est loin d’être anecdotique puisqu’il déterminera une estimation budgétaire juste et fiable : la clé pour construire le programme de soirée qui correspond à votre cahier des charges.