Organisation événementiel entreprise

Pourquoi est-il essentiel de préparer un budget dédié aux événements dans son entreprise ?

L’événementiel au sein des entreprises est passé au second plan à cause de la longue période de crise sanitaire qui empêchait toute projection dans l’avenir. Mais depuis le début de l'année 2022, on découvre que les entreprises ont un réel besoin de reprendre les événements, au vu d’une saison estivale très intense. C’est pourquoi il est important de savoir comment élaborer son budget événementiel qui a été, pour beaucoup, gelé ces deux dernières années.

La dynamique, d’habitude embrayée par un projet d’événement d’entreprise, est trop souvent stoppée par le point du budget.

Un événement réussi est un événement réfléchi, ayant un ou des objectifs autour d’un budget défini qui permet d’avoir un cadre à respecter.

C'est pourquoi Grandioses vous encadre et vous conseille sur les démarches d’élaboration du budget tout en crée un événement Amazing qui s'adapte à ADN de votre entreprise et la rendra unique.

• Comment définir son budget ?

La forte demande événementielle en entreprise nécessite de prévoir en amont son événement et le budget lié. On dit communément que le budget dédié à l’événementiel en entreprise représente 10% de son chiffre d’affaires. Un projet événementiel permet à l’entreprise d’offrir un sentiment d’appartenance supérieure aux employés et incite les futurs collaborateurs à travailler dans cette même entreprise, où, la cohésion a une place primordiale.

Avant toute chose, il faut définir l’objectif de son événement. Les premières questions à se poser pour effectuer son cahier des charges : quels sont les attentes de cet événement et les impacts attendus ?

Si aucun budget n’avait été défini auparavant, nous allons ci-après préciser les points à ne pas oublier lors de la composition du budget. Cela permettra de voir comment prévoir ses dépenses. 

• Lister les dépenses nécessaires à un bon déroulé

Elaborer un bon budget pour l’année 2023 est synonyme de connaitre les frais à accorder pour son projet. Il est préférable de faire appel à une agence qui connait tous ces aspects et anticipe les aléas qui peuvent être rencontrés et influer sur les dépenses prévues à l’origine.

 Les points d’attention à prendre en compte dans son budget sont les suivants :

• Transport / Logistique
• Hébergement
• Restauration
• Activités / Animations
• Location de salle, technique & communication – Photo – Vidéo
• Goodies
• Frais d’agence & temps d’investissement

En effet, le facteur temps est un indice important à prendre en compte. La charge de travail liée à un projet événementiel est conséquente.  Faire appel à une agence spécialisée vous permet d’optimiser votre temps, diminuer la charge salariale de ce projet et être plus serein sur son montage. L’organisation est un métier à part entière. Pour vous aider à évoluer de façon autonome, il est recommandé d’utiliser des tableaux qui vous permettront de lister précisément vos besoins et suivre l’évolution du budget.

Néanmoins, sélectionner une agence est une décision avantageuse dans le processus du projet. Une agence spécialisée dans la région où vous comptez situer votre événement apporte une vraie plus-value dans l’élaboration du budget. Celle-ci connaitra forcément très bien le terrain et les acteurs nécessaires au bon déroulement du rendez-vous professionnel que vous souhaitez. L’agence aura un atout commercial auprès de ses contacts et ainsi vous proposer les meilleurs tarifs pour s’adapter à votre budget et à vos objectifs.

Être accompagné par une agence pour la bonne réalisation de son événement est donc une aide non négligeable dans vos projets. D’autant plus, une agence spécialiste de l’événementiel d’entreprise, car elle connait les besoins, attentes et spécificités non seulement des dirigeants, mais aussi des collaborateurs. Ainsi ce type d’agence pourra au mieux vous aider et vous aiguiller sur la marche à suivre dans la création de votre événement. Aussi elle vous permettra de faire émerger des idées et vous recentrer sur l’objectif de votre projet.

• La place du projet événementiel au sein des entreprises

Les événements d’entreprise ont toujours eu un effet bénéfique pour fédérer ses équipes sur le long terme. Depuis plusieurs mois nous vivons un retour au bureau progressif, les changements effectués par les entreprises impactent l’efficacité des employés. C’est pourquoi aujourd’hui l’événementiel peut tenir un rôle crucial. C’est aussi un bon levier pour pallier à l’isolement ressenti par certains et le manque d’esprit d’équipe engendré par le télétravail.

C’est donc un bon moyen de remotiver ses équipes, leur redonner la cohésion absente en distanciel et maintenir un lien avec les employés.

C’est aussi une façon de leur donner un sentiment d’appartenance, les investir dans un événement, les investir dans la société.

On connait aujourd’hui une recrudescence de postes à pourvoir ne trouvant pas de candidats. Et ce, dans tous les secteurs d’activité. Les événements sont alors un des leviers prioritaires pour remédier à cette problématique et donner l’envie d’intégrer une entreprise où la coopération d’une équipe rime avec la cohésion entre ses acteurs.